Amazon VAT services

Lees in dit artikel meer over de Amazon VAT services

Amazon verplicht verkopers om per 1-4-2021 facturen te uploaden voor alle Business orders.
Daarnaast is het mogelijk om facturen te uploaden voor reguliere (consumenten)orders. 

Om te zorgen dat de eindklant (zowel zakelijk als particulier) een juiste factuur krijgen zijn er 3 opties. Zie ook deze link

1. Amazon berekent de BTW namens de verkoper, Amazon genereert de factuur namens de verkoper volgens een standaard Amazon format.
2. Amazon berekent de BTW namens de verkoper, de verkoper neemt deze bedragen over en genereert zelf de factuur volgens een eigen format.
3. De verkoper berekent zelf de BTW en genereert zelf de factuur volgens een eigen format.

Commercieel en operationeel hebben alle 3 de vormen voordelen en nadelen.
Het gaat er met name om wie de BTW berekent en wie de factuur genereert.

Als Amazon de BTW berekent is het voordeel dat zakelijke klanten direct exclusief BTW kunnen afrekenen bij een intracommunautaire levering. Daarmee zien zakelijke klanten een VAT invoice badge en worden de prijzen exclusief BTW getoond.

Het nadeel is dat Amazon namens de verkoper de BTW bepaalt, alle informatie zoals BTW-nummers dienen daarvoor wel goed binnen Amazon (VAT Calculation Settings) ingericht te zijn.

Als Amazon de factuur genereert is het voordeel dat je hier niets voor hoeft te doen en de eindklant direct een factuur heeft in een standaard formaat.

Het nadeel is dat deze facturen niet in uw algemene (financiële) administratie zitten, maar in een extern systeem. Een hieruit volgend nadeel is dat bij een btw-aangifte er dus een combinatie van de eigen administratie en BTW rapportages in Amazon gemaakt moet worden om een aangifte te kunnen doen. Dit nadeel gaat niet op als je enkel op Amazon verkoopt.

Samenvattend komt dat neer op de volgende voordelen en nadelen per optie:

1. Amazon berekent de BTW namens de verkoper, Amazon genereert de factuur namens de verkoper volgens een standaard Amazon format.
   
   In dit geval maakt Amazon facturen uit naam van de verkoper. Dit is een eigen factuurreeks en Amazon levert een onderbouwing aan voor je BTW aangifte.
   Op basis van die onderbouwing en de eigen algemene (financiële) administratie maak je daarmee een BTW aangifte.
   
   Voordeel is dat alle facturen automatisch worden gemaakt en je hier geen omkijken naar hebt. De verkoper hoeft dus geen facturen te uploaden (eventueel via API). Nadeel is dat je zelf een sluitende BTW aangifte moet maken met 2 bronnen.
   
   Commercieel gezien heeft dit zeker voordelen, omdat prijzen exclusief BTW getoond worden en dus ook exclusief BTW afgerekend kan worden en producten beter aan zakelijke klanten worden getoond.
2. Amazon berekent de BTW namens de verkoper, de verkoper neemt deze bedragen over en genereert zelf de factuur volgens een eigen format.
   
   Als Amazon de BTW berekening overneemt komen er bij de order, naast de huidige productprijs en ordertotaal inclusief BTW, 2 nieuwe prijsvelden. Dit zijn de prijzen exclusief BTW en het BTW bedrag dat van toepassing is.
   
   Tijdens de orderimport van de verkoper moet dan gekeken worden of de btw gegeven is of zelf berekend moet worden. Daarna genereert de verkoper zelf een factuur die dan weer via de API naar Vendiro geupload moet worden. Vendiro upload deze factuur naar Amazon. 
   
   Het grootste voordeel is dat de orders met de gegeven BTW bedragen bekend zijn in de algemene (financiële) administratie. Hierdoor kan het eigen administratiepakket als enige bron gebruik worden voor de BTW aangifte.
   
   Commercieel gezien heeft dit zeker voordelen omdat prijzen exclusief BTW getoond worden en dus ook exclusief BTW afgerekend kan worden en producten beter aan zakelijke klanten worden getoond.
   
   Het nadeel is dat er technische impact is om de orderimport aan te passen zodat er ook bedragen exclusief BTW en BTW uitgelezen worden.
   
   
3. De verkoper berekent zelf de BTW en genereert zelf de factuur volgens een eigen format.
   
   Het voordeel is dat er geen aanpassingen gemaakt hoeven te worden in de orderimport. Alle bedragen blijven inclusief BTW doorkomen en de algemene (financiële) administratie leidend is voor de BTW bepaling en als enige bron gebruik kan worden voor de BTW aangifte.
   
   Een nadeel is dat de facturen wel via de API naar Vendiro geupload moet worden. Vendiro upload deze facturen naar Amazon. Dit zal dus (eenmalig) ontwikkeld moeten worden.
   Commercieel gezien heeft dit geen voordelen omdat prijzen niet exclusief BTW getoond worden en er dus ook niet exclusief BTW afgerekend kan worden en producten niet beter aan zakelijke klanten worden getoond.
   
   Een klein bijkomend voordeel kan zijn dat alle marketplaces via dezelfde wijze worden afgehandeld, omdat bijna alle marketplaces enkel orderbedragen inclusief BTW aanleveren.

Advies

Een algemeen advies is lastig te geven, het is afhankelijk van of de verkoper enkel op Amazon actief is of op meerdere marketplaces en met eigen webshops.

Daarnaast is het afhankelijk van hoe compleet de huidige algemene (financiële) administratie is.
Als laatste is het afhankelijk van hoe makkelijk technisch aanpassingen gemaakt kunnen worden, in dit geval voor het aanpassen van de orderimport en factuur upload via de API.

De ervaring leert dat optie 2 (Amazon berekent de BTW namens de verkoper, de verkoper neemt deze bedragen over en genereert zelf de factuur volgens een eigen format.) meest favoriet is.
Commercieel heeft dit de voordelen dat een zakelijke klant de badges en prijzen exclusief BTW ziet.

Operationeel is het grootste voordeel dat de eigen (financiële) administratie de bron blijft voor de BTW aangifte.

Aandachtspunten