Lees in dit artikel hoe je openstaande refunds kunt verwerken
Refunds verwerken
Nadat een refund is aangemaakt (zie guide artikel Vendiro - Cancels/Refunds aanmaken), dient deze nog verwerkt te worden bij de marketplace. Er is een belangrijk onderscheid tussen marketplaces. Bij sommige kunnen we dit automatisch doorgeven. Andere hebben deze functionaliteit niet en dan dient dit handmatig te gebeuren.
Een overzicht van alle refunds die nog verwerkt moeten worden kan je vinden via Orders > Refunds
Klik dan vervolgens op het groene balk met de tekst "Refunds process list" om de orders te zien die nog verwerkt moeten worden.
Automatische refunds
Een deel gaat dus automatisch. Aangezien dit over tijd kan veranderen, staat dit altijd (actueel) vermeld bovenaan de pagina;
BELANGRIJK: lees dus goed of er marketplaces bij zijn gekomen die automatisch kunnen of juist niet meer. Dit wordt ook per mail aangegeven door Vendiro bij wijzigingen, de pagina is echter altijd actueel.
De orders die automatisch gaan mag je dus laten staan, die worden eens per dag automatisch verwerkt en verdwijnen dan uit de lijst.
Het is mogelijk dat een refund door de marketplace geweigerd wordt. Het systeem zet de status dan naar “rejected”. Deze order moet vervolgens handmatig gerefund worden.
Handmatige refunds
Voor de overige marketplaces dienen deze handmatig verwerkt te worden. Het meest efficiënt is om deze per marketplace door te lopen, dat kan je doen door de orders te filteren per marketplace. Dit kan door bij het 'Marketplace' dropdown menu the filteren op de gewenste marktplaats.
Vervolgens krijg je de orders onder elkaar waarvan (van die marketplace) de refunds nog verwerkt moet worden.
In de titelbalk staat het ordernummer van de marketplace en daarachter tussen haakjes de marketplace. Daaronder links de basis informatie, in het midden de orderregels welke gerefund moet worden, reden en notitie van de refund. De reden is meestal ook nodig als je de refund verwerkt in de backend van de marketplace.
In een 2e venster open je de backend van de bewuste marketplace en daarin zoek je de bewuste order op. Daar maak je volgens de instructies van de marketplace een refund aan. Als die verwerkt is, kan je de refund als verwerkt markeren in Vendiro. Dit doe je door op de knop “Processed” te klikken;
Er komt een popup als 2e bevestiging. Klik deze op OK en de order verdwijnt uit je overzicht.
BELANGRIJK; een refund kan soms slechts 1 van de artikelen uit de order bevatten, kijk dus altijd erg secuur wat er gerefund moet worden. Bij de meeste marketplaces kan je een Refund die is ingevoerd niet meer terugdraaien of corrigeren
De refund controleren
Als je wilt controleren of een Refund verwerkt is, kan je dit zien op de orderpagina in Vendiro. Scroll naar onderen, hier staat een kopje “Refunds”. Hier staat wanneer de Refund is aangemaakt en wanneer deze verwerkt is. Ook staat er bij om welke orderregels het ging.
Als de order automatisch verwerkt is, dan staat er “Refund processed on X by Y”. Zo kan je ook altijd de automatische verwerking checken.
